一、展会展品、环境的相关规定和限制

各国、各地的展览会对展品、环境都会有各种各样的管理规定和限制。很多规定和限制是与维护公共安全和公共秩序有关。

有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。

有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。

有关劳工的规定。很多国家（尤其是西方发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。

有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续。

二、"小展台"变"大空间"

在一些大型展会上或场馆中，常有某些参展企业分摊到较小的展示空间，加上采光或照明等不足，给展台的设计增加了很大难度。这就需要展台设计师想方设法改变不利条件和因素，否则将导致整个展示活动的失败。如何利用现有的不利条件而取得较好的展示效果呢？

首先，设计师要像建筑师一样，具有空间的设计、组织与驾驭的技能，使小展台变“大”。具体可采用以下几种办法：

1、为使展位“亮”起来，可采用灯箱式结构。采用K8系统（八棱柱展架）或三通插接式框架结构，镶装白色有机玻璃，内部安装直管型荧光灯，可使展位通体透明，令人感到轻巧明快，且展位形象突出，可吸引观众注意力。

2、展厅环境可采用整体照片和局部照片相结合的方式。如展厅较矮，可在顶棚上安装成组的格栅灯，排成行或方格网。或使用槽灯照明方式照亮顶棚。还可使用直管型荧光灯做成大面积的发光顶棚。更可运用先进的“场致发光”照明技术，使整个场地的天棚、墙面和地面都亮起来。此外，在靠墙展柜的背部和底部，在展台的下部，也加装直管型荧光灯或霓虹灯。这样，展台会令人感觉比较宽阔、高大，改变原来的压抑、沉闷感。

3、空间界面和展示通道宜选白色或浅靓色。白色和浅靓色用于墙棚表面或道具以及隔断的外表，会增大空间的宽阔感。而用深重色彩，会令人感到空间狭小、心情憋闷忧郁。

4、在展位造型设计上采用小尺度。在较小的展示空间中，绝不可将展位形体和展示道具搞得过大，而应与展示空间的尺度相协调。在尺度选定上应以上体尺度的依据，要让观众感到亲切舒畅。

5、减少展示道具的数量。 展厅小，展品陈列密度一定要小、少，而通道则要宽大，以保证观众的人身安全并使展厅显得宽阔。

6、展品摆放造型要简洁和整体性强。 不论是展位形象，还是展品等道具的外型，要尽量的“整”和“简”绝对避免繁杂和琐碎的造型，一定要鲜明、简洁、大方，让人看后心情舒畅。这一点尤为重要。

7、不用或少用装饰纹样。 展厅小，不宜使用许多大尺度和色彩浓重强烈的图案纹饰，因为这些纹样的衬托会让人感觉展厅“变”得更小，并会喧宾夺主。可用一点儿单独纹样（如标志、题花、尾花等）。如果非用大面积图案不可，则一定要选用小碎花图案，而且色彩要浅。

8、采用少而精和重点突出的手法。 小空间里的展示，一定要精选展品，选最典型最具代表性的；而且对这些展品也应区别对待、主次分明，在展示方式、衬色选择、照明质量和艺术手法上，也应有所区别，而不能是千篇一律的形式。

三、展会现场应对

展会时间短，现场环境嘈杂、拥挤，要获得最佳效果，应注意以下几个事项:

（一）现场安排：

对于摊位相对较小而参展人员较多的企业来说，在展会现场和观众洽谈的空间会显得比较狭窄、拥挤，很难实现交易的顺利进行，有必要在展馆周围的宾馆、酒店租用会议室，或者在下榻的宾馆的房间与客户接洽，这不仅可以创造较为宽松的环境，而且可以利用夜晚等闭馆时间更广泛、更深入地接触经销商。

（二）统一应对：

洽谈的原则是所有的人都应统一口径，不能出现招商政策不一致的错误，否则会招致客商的不满。这就需要事前的沟通，就引起误解的招商政策进行深入的交流，某一具体问题该使用什么样的说辞，面对不同经销商该如何处理，这都需要给出细致明确的方案。

（三）合理分配：

根据参展人员的能力、经验，分配工作任务，商务谈判、对外联络、后勤保障、展会信息搜集等，凡事都应具体到人，主次分明，这样才能在实战中分工合作，相辅相成。

（四）形象礼仪：

任何一个参展人员都是代表企业面对客户，个人行为举止如何，对企业品牌而言，并非小事一桩。做市场首先是做人，经销商再有实力，如果素质太差就不能将其发展为代理商；同样，好的经销商也会这样考察企业。员工的素质反映企业文化，企业文化差劲的公司经销商也会敬而远之。因此，所有参展人员都应注意自身形象，面对客户不卑不亢。在衣着上，最好是统一穿着企业商务装。

（五）灵活掌握招商政策：

农化产品的地区表现差异较大，不同地区气候差异、作物布局、用药习惯、农业生产水平高低、经济发达程度，对农化产品的品种、包装、供货时间、首次供货数量需求都不相同，这就不能强求经销商必须遵照同样的条款才能获得代理资格。面对这些情况，企业需要在权衡整体利弊的情况下灵活应用招商政策。

四、专业观众的识别

怎样才能识别观众的类型呢？

资质认定不仅仅是要察看观众的参观证，还要对他们的购买意向做出迅速的判断。所以在你送客之前，要确保恰当地向观众提一些实际的问题，问一下他们对你的产品和服务的兴趣和需求所在。如果所接待的观众确实是资质不够，那你就应该转移阵地，去接洽那些更具资质的客户了。不够资格的观众分为5类：

1. 没有特定需求和议事日程的参观者；

2. 把展会当作外出怡情对象的休闲观众；

3. 竞争者；

4. 推销人员；

5. 求职人员。

对于第一类观众，首先为他们提供一个大概的纵览、对他们参观表示感谢、与他们握手并询问他们是否需要寄送资料，然后主动告辞转身去接待下一个观众或展位上的其他客户。

对于第二类逛商场型的休闲观众，要告诉他们暂时不能和他们进行交谈，因为你还有其他的展位工作。你也可以请一位公司的高管来和他们谈话。向观众说明你愿意在其他时间与他们沟通，可以在其他时间一起喝杯咖啡、吃顿便饭等等。

对待自己的竞争者，要有礼有敬，但接洽应简短有节。当有其他观众接近展位时，应对竞争者致谢并离开。

对于求职者和推销人员应委任特定人员来应付这些人，或者为他们捕捉一些相关信息，告知他们你不是决策人，展会之后会有公司总部的专人与他们取得联系。

记住在这些情况下最重要的是，不要以为仅仅通过参观证你就能辨认出哪些是合格观众，哪些不是，一定自始至终都要以礼相迎。说不定哪个“捣蛋鬼”今后就会为你的一名潜在客户。

五、展会买方心理透视

在一个展会中，购买者试图加强同两个特殊群体的联系：卖方和其他采购者。通过与产品的卖方和其它的购买者和使用者的交谈，购买者对己方在购买过程中的地位可获得进一步的确认。尤其是在一种大型的工业性的交易中，在有两个或三个极其重要的供应者的情况下，买方会希望有更多地参与，会寻求更高层次的互动合作关系。

而在展会中，这是可能的。一年一度的、商业性和准社团性混合的形式，使采购者可以和卖方及其他的使用者保持联系。这是现实购买者参会的长期动机。尽管他们不会在短期内进项重复的购买行为，但是维持和卖方及其他人的关系对他们来说是必要的，以便他们在未来遇到问题时可以从这些人那里寻求解决之道。

潜在购买者：发展联系 展会是一个供买方和卖方寻求共同利益，以便在将来进行合作的场所。一些研究强调了在行业展中关系的重要性。早先的一些研究强调购买行为中的“理性因素”从而假定所有的活动都是建立在经济利益的基础之上的；而其后的一些分析则强调情感因素在购买行为中的重要性。莫汝斯和霍尔曼认为源头忠诚在工业市场中是一种普遍现象。他们还认为这种忠诚源于卖方和买方所投入的大量的精力和时间。

工业展中这种关系建立的重要性在鲁斯瑟和科里最近的研究中得到了强调。他们将这种最初的联系作为提高购买者的满意度的必需条件。尽管展会并非一个长期场所，但他却常是为双方提供最初联系的地方，从而为其基于共

对潜在购买者来说，展会为发展联系并进一步进行购买提供了一种途径。展会简化了在与大范围的出售者建立联系过程中所固有的问题。每一个出售者在展会中都有一个固定的展位。这些卖家所提供的商品是可见的。所有这些因素都使建立联系对购买者来说变得更容易。

与卖方的联系缩短了买方和卖方之间的距离。工业市场中存在几种不同的距离。其中有两种凭借展会可以缩短的距离是：

1．社会距离：展会可以让购买者对卖方的工作方式有一个了解。购买者有机会通过展会期间的团体性活动与卖方建立关系。

2．技术距离：展会上购买者可以看到卖方产品的样品，从而估量该产品是否适合该公司的需要。在一个展会上，购买者可以察看并分析许多同类竞争性产品。

非购买者：支持行业 对行业的支持是卖方参展的原因之一。这也是很多公司送他们的非采购者参加展会的原因之一。象卖方一样，非采购者所在的公司也是行业的组成成员。他们送他们的员工参加展会是作为对行业的一种支持。通过派出大的代表团参展，买方组织也借此显示其在行业内的成功以及对与当前技术保持同步的兴趣。

六、促成订单的八个技巧

假定准顾客已经同意购买：当准顾客一再出现购买信号，却又犹豫不决拿不定主意时，可采用“二选其一”的技巧。譬如，推销员可对准顾客说：“请问您要那部浅灰色的车还是银白色的呢”或是说：“请问是星期二还是星期三送到您府上”，此种“二选其一”的问话技巧，只要准顾客选中一个，其实就是你帮他拿主意，下决心购买了。

帮助准顾客挑选：许多准顾客即使有意购买，也不喜欢迅速签下订单，他总要东挑西拣，在产品颜色、规格、式样、交货日期上不停地打转。这时，聪明的推销员就要改变策略，暂时不谈订单的问题，转而热情地帮对方挑选颜色、规格、式样、交货日期等，一旦上述问题解决，你的订单也就落实了。

利用“怕买不到”的心理，人们常对越是得不到、买不到的东西，越想得到它、买到它。推销员可利用这种“怕买不到”的心理，来促成订单。譬如说，推销员可对准顾客说：“这种产品只剩最后一个了，短期内不再进货，你不买就没有了。”或说：“今天是优惠价的截止日，请把握良机，明天你就买不到这种折扣价了。”

先买一点试用看看：准顾客想要买你的产品，可又对产品没有信心时，可建议对方先买一点试用看看。只要你对产品有信心，虽然刚开始订单数量有限，然而对方试用满意之后，就可能给你大订单了。这一“试用看看”的技巧也可帮准顾客下决心购买。

欲擒故纵：有些准顾客天生优柔寡断，他虽然对你的产品有兴趣，可是拖拖拉拉，迟迟不作决定。这时，你不妨故意收拾东西，做出要离开的样子。这种假装告辞的举动，有时会促使对方下决心。

反问式的回答：所谓反问式的回答，就是当准顾客问到某种产品，不巧正好没有时，就得运用反问来促成订单。举例来说，准顾客问：“你们有银白色电冰箱吗”这时，推销员不可回答没有，而应该反问道：“抱歉!我们没有生产，不过我们有白色、棕色、粉红色的，在这几种颜色里，您比较喜欢哪一种呢?”。

快刀斩乱麻：在尝试上述几种技巧后，都不能打动对方时，你就得使出杀手锏，快刀斩乱麻，直接要求准顾客签订单。譬如，取出笔放在他手上，然后直接了当地对他说：“如果您想赚钱的话，就快签字吧!”

拜师学艺，态度谦虚：在你费尽口舌，使出浑身解数都无效，眼看这笔生意做不成时，不妨试试这个方法。譬如说：“×经理，虽然我知道我们的产品绝对适合您，可我的能力太差了，无法说服您，我认输了。不过，在告辞之前，请您指出我的不足，让我有一个改进的机会好吗?”像这种谦卑的话语，不但很容易满足对方的虚荣心，而且会消除彼此之间的对抗情绪。他会一边指点你，一边鼓励你，为了给你打气，有时会给你一张意料之外的订单。

七、让产品推介会更有效率

现在，越来越多的参展商开始对展览会期间举办技术报告会和产品推介会感兴趣了。但是你是否真正了解技术报告会和产品推介会的重要性呢？是否真正意识到这两个半小时对你的公司意味着什么呢？

首先，举办技术报告会已经让你的公司轻松地在众多参展商中脱颖而出了。参观者会感觉你的公司在技术创新、市场推广方面领先同业竞争者，对公司的实力更有信心。自然，谈生意的时候，信任感会更强。

不过，意义不仅如此，让我们再仔细看看。一般来说，在展览会上，参观者在一个展位的停留时间不会超过20分钟，因为还有几百个展位，上百家公司等着他去了解，交谈。所以，多和参观者交谈一分钟，你就多了一份赢得客户的希望。而技术报告会和产品推介会却给了你的公司两个半小时的时间，充足的时间使你可以有条不紊、全面细致地介绍公司状况、最新的产品和技术，同时还可以随时回答客户的问题。如果报告会吸引人的话，听众会专心致志的从头听到尾。这样，无形中你就在竞争者的眼前多出了两个小时的宣传时间。而时间在展览会上是多么宝贵的呀！

那么，如何让自己的技术报告会引人入胜呢？如何才能让自己的两个半小时更有效率呢？首先，做好前期的准备工作。千万不要认为把申请举办报告会的表格交给主办机构就万事大吉了。这只是一个开始。在提交表格后，要同主办机构的有关负责人主动联系，告诉他们本公司将邀请哪方面的客户来参加会议，请主办机构协助自己进行邀请。同时，就报告会的形式、内容等各方面都可以同主办机构进行协商，以求有所创新，确保报告会取得良好的效果。

报告会之前，一定要积极邀请客户，特别是那些潜在客户，不但要邀请他们去参观展位，更重要的是去听报告会。那是树立企业形象、争取信任的最佳时机。

在展台内的公司员工，一定要对本公司将举办的技术报告会有最基本的了解，包括时间、地点、发言人、内容。这样，在展览开始后，就可以随时向光临展位的参观者宣传自己的报告会，鼓励他们届时参加。这种方法在展台参观者过多的时候尤为有效，既可以缓解招待不周的压力，又不用担心会失去可能的客户。

报告会现场一定要有工作人员专门负责观众登记，而且是从始至终。不仅要详细记录与会的观众信息，更要注意参会的业内记者。及时向记者提供详细的资料，这可能会使你的公司有机会在专业报刊上做免费宣传。

如果有可能，最好能够将报告会的全过程用摄像机记录下来，同展台的情况一同制成光盘，可以在会后馈赠客户，用作长期宣传。

以上只是一些基本的方法。让自己的会议更加物超所值，还需要开动您的脑筋，和主办单位积极沟通，不断让新的创意为会议锦上添花。